Hulp bij het aanstellen van oudsten of andere leidinggevenden

Het aanstellen of kiezen van nieuwe oudsten is in veel gemeenten een proces wat met onzekerheid gepaard gaat. Niet alleen de huidige Raad die vaak bepaalt of mede bepaalt wie het toekomstige raadslid wordt, vindt dit een spannende zaak, maar ook de kandidaat die gevraagd wordt. Naast het aftasten van de criteria voor oudsten die in de Bijbel worden genoemd, spelen er nog meer zaken die medebepalend zijn of kandidaat-oudsten een waardevolle aanvulling op het bestaande team zijn. Het aanstellen van nieuwe oudsten is allereerst een gebedszaak. In vrijwel alle situaties spelen ook onuitgesproken verwachtingen ten opzichte van elkaar en ten opzichte van de toekomstige taken een rol in dit proces. Voor de bestaande oudsten is het een uitdaging om in te schatten hoe gunstig en effectief de toekomstige samenwerking zal verlopen. Voor de nieuwe kandidaat is het een open vraag wat zijn rol zal zijn in het nieuwe team en in hoeverre hij in harmonie zal kunnen participeren in het samenwerkingsverband waar hij deel van uit gaat maken. En in hoeverre hij ruimte zal krijgen om een inhoudelijke bijdrage te leveren die past bij zijn persoonlijke profiel.

Procedures.
Voorafgaande procedures richten zich in veel gemeenten op de formele gang van zaken. In een aantal denominaties hebben gemeenteleden weinig of geen invloed op wie de nieuwe oudsten zullen worden. Zij worden in zo'n situatie vaak alleen maar in de gelegenheid gesteld om bezwaren in te dienen tegen een voorgestelde kandidaat. In andere gemeenten is de besluitvorming in de algemene ledenvergadering doorslaggevend. Er zijn veel tussenvormen denkbaar en deze worden ook gepraktiseerd. Maar in de regel wordt weinig aandacht besteed aan het voeren van oriënterende gesprekken. Gesprekken die, voorafgaand aan de procedure, tot doel hebben om elkaar beter te leren kennen. Los van de gekozen werkwijze om oudsten te benoemen, pleiten wij ervoor om met alle kandidaten voor een vacature een drietal bijeenkomsten te organiseren. Tijdens deze ontmoetingen zijn, voor zover mogelijk, de bestaande raadsleden en de kandidaten aanwezig. Onder leiding van een onafhankelijke gespreksleider, krijgen de kandidaten een aantal algemene en persoonlijke vragen aangereikt waarover zij hun visie/mening/ervaring mogen geven. Deze vragen hebben onder andere betrekking op:

- roeping,
- Bijbelse criteria leidinggevenden
- de huidige gang van zaken in de gemeente,
- de huidige kaders en bestaande structuur,
- een sterkte-zwakte analyse,
- omgaan met minderheidsstandpunten, loyaliteit,
- persoonlijke verlangens, mate van consistentie/ veranderingsgezindheid
- persoonlijke stijl,
- geestesgaven,
- de factor tijd/ thuissituatie etc.

Het is de bedoeling dat, in een ontspannen sfeer, er meer zicht ontstaat op de geestelijke identiteit, de voorkeuren, sociale vaardigheden, ervaringen etc. van iedere kandidaat. Gedurende deze avonden zal er ook tijd worden vrijgemaakt, waarin zij hun vragen kunnen stellen aan de aanwezige raadsleden. Op de laatste van de bijeenkomsten zijn ook de partners aanwezig.

Vertrouwelijk.
Voorafgaand aan deze bijeenkomsten ontvangen de betrokkenen de uitnodiging, met de expliciete vraag om de uitnodiging en hun deelname vertrouwelijk te behandelen. En daarnaast ook het verzoek om pas na afloop van de laatste avond in gebed te gaan met betrekking tot een "ja of nee"- antwoord om beschikbaar te zijn! Op deze wijze wordt een veilige omgeving gecreëerd. Vooraf wordt ook duidelijk gecommuniceerd dat een eventueel beschikbaar zijn, niet automatisch betekent dat de betreffende persoon ook inderdaad als oudste zal worden voorgesteld/ benoemd. Dit om te voorkomen dat mensen zich afgewezen voelen als ze aangeven wel beschikbaar te zijn , maar toch niet voorgesteld worden. Ook de bestaande raadsleden gaan na afloop van de bijeenkomsten in gebed en in beraad. Zij bepalen vervolgens wie van de aanwezigen daadwerkelijk kan worden uitgenodigd om deel uit te gaan maken van de Raad. Pas wanneer er van twee kanten bevestiging is, kan de leiding van de gemeente overgaan tot de volgende stap: het voorstellen van de kandidaat oudsten.

Wij zijn beschikbaar om dit proces te begeleiden en op verzoek te functioneren als onafhankelijke gespreksleider tijdens deze bijeenkomsten. Wij beschikken ook over aanvullende hulpmaterialen om oudstenouderlingen te helpen hun voorkeuren inzichtelijk te maken.

De hierboven beschreven werkwijze heeft de volgende reacties vanuit verschillende gemeenten opgeleverd:

•	De voorafgaande gesprekken hebben ons veel inzicht gegeven in wie de kandidaten zijn en wat we eventueel kunnen verwachten.
•	"Ik ben geen oudste geworden, maar heb het als een voorrecht ervaren om in deze avonden te mogen participeren"
•	Een zorgvuldige procedure, die bovendien in een ontspannen en gezellige sfeer is verlopen.
•	Een hele verbetering met vroeger, toen we moesten stemmen in de ALV en er vaak één persoon na afloop van deze vergadering met een vervelend gevoel van afwijzing naar huis ging.
•	Deze avonden hebben ons geholpen om een goede afweging te maken als raad. Waar we voorheen het als raadsleden wel eens niet eens konden worden over een bepaalde kandidaat, is dat de laatste keren eigenlijk bijna vanzelf gegaan.
•	Tot nog toe hebben alle kandidaten zelf aangegeven, dat ze erg content waren met deze gang van zaken, onafhankelijk van de uitkomst!